Секретарь руководителя

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись.

- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещений участников о времени и месте проведения, повестке дня, проводит регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнений указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

- Ведет журнал поручений.

- Следит за обеспечением рабочего места руководителя необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя

- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

- Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.